En France, 70 % des kinésithérapeutes exercent en libéral. En plus de la prise en charge des patients, les professionnels doivent aussi gérer les aspects administratifs, l’organisation des soins, le secrétariat et la comptabilité. Choisir des outils numériques efficaces peut simplifier ces tâches. Mais comment décider parmi les nombreux logiciels pour kinés avec leurs téléservices intégrés ? Comment faire le tri parmi toutes les propositions commerciales que vous recevez régulièrement ? Prise de rendez-vous, facturation, télétransmission, comptabilité : quelles sont les fonctionnalités prioritaires pour vous ?
Maddie vous aide à vous poser les bonnes questions pour faire le meilleur choix de logiciel kiné qui vous fera vraiment gagner du temps.
Comment comparer les logiciels de kinésithérapie ?
Les besoins de chaque kinésithérapeute en solution de gestion digitale sont différents. Ils dépendent des lieux d’exercice par exemple, du nombre de collaborateurs et des fonctionnalités que vous considérez indispensables.
Avant d’adopter un logiciel pour kiné, identifiez vos impératifs. Comptabilité, agenda partagé, télétransmission, facturation, dossiers patients… prenez le temps de réfléchir. Quelles solutions numériques rencontrées pendant vos missions d’assistanat ou de remplacement avez-vous trouvées efficaces ? Demandez un avis objectif à vos consœurs et confrères : quels avantages et quels inconvénients relèvent-ils dans leur logiciel ?
Si vous avez l’opportunité de vous rendre dans un salon à destination des métiers paramédicaux, vous pourrez comparer plusieurs logiciels entre eux, discuter des avantages et inconvénients de chacun et faire jouer la concurrence. Les services commerciaux des fournisseurs d’applications professionnelles peuvent aussi se déplacer pour vous faire une démonstration.
Une liste exhaustive de vos besoins contribuera à déterminer l’outil numérique qui vous simplifiera le quotidien. Certains fournisseurs proposent des périodes d’essais gratuites qui vous aideront à faire votre choix.
Quels sont les avantages d’un agenda collaboratif ?
Tous les logiciels pour les professionnels de santé libéraux ne proposent pas d’outils d’organisation de l’emploi du temps et certains ne sont pas adaptés à la pratique spécifique des MK.
Choisir un logiciel de gestion de planning de kiné qui allège votre secrétariat médical offre un gain de temps significatif. L’agenda dématérialisé de Maddie est accessible partout et tout le temps. Voici quelques-uns de ses avantages :
- Actualisation rapide des rendez-vous, modifications et annulations
- Planification des rendez-vous patients en récurrence
- Personnalisation des paramètres d’ouverture par motifs de consultation
- Partage avec vos collaborateurs et accès multipostes, sur ordinateur, tablette ou smartphone
- Simplification de l’organisation ou du travail avec votre secrétaire
- Fluidité du suivi de la patientèle en cas de remplacement
- Intégration de la liste d’attente pour gérer le flux des nouveaux patients
- Import automatique des bases de données patients
Comment limiter le temps passé au téléphone ?
Optimiser efficacement les journées est une préoccupation générale des masseurs-kinésithérapeutes. Beaucoup regrettent d’être très souvent dérangés par le téléphone ou de devoir consacrer de longs moments à écouter des messages ou à passer des appels. Prendre rendez-vous, annuler une séance, décaler une prise en charge : il est possible de se sentir moins débordé et d’organiser cet aspect de votre travail de kiné.
Grâce à un logiciel de gestion de cabinet incluant un service de prise de rendez-vous en ligne avec rappels par SMS, vos patients gagnent en autonomie et vous allégez votre charge mentale. Grâce à l’agenda Maddie vous déterminez vos créneaux disponibles et vos conditions, et vos patients prennent rendez-vous en toute autonomie. Le temps passé au téléphone se réduit et vous êtes moins souvent interrompu. Vous exercez sereinement en gardant le contrôle de votre planning.
Quel logiciel pour valoriser mon activité de kiné ?
Certains logiciels kine proposent de vous aider à concevoir facilement et rapidement un site internet pour votre activité. En seulement 15 minutes, vous concevez un site pertinent avec le logiciel Maddie :
- conception et modification rapide et intuitive
- référencement optimisé pour les moteurs de recherche
- mise en avant de spécialités que vous souhaitez développer (rééducation périnéale, kiné parkinson, drainage lymphatique, par exemple)
- amélioration de l’information transmises aux patients et accès à une patientèle qualifiée
- présentation de vos prestations hors nomenclature avec possibilité de réservations de cours et encaissement de ces séances
- attractivité pour les assistants, collaborateurs et remplaçants
- garantie du respect des obligations légales déterminées par le Code de la santé et l’Ordre national des MK.
Comment simplifier la comptabilité pour les kinés libéraux ?
Certains logiciels comme Kinemax ou Vega sont des solutions complètes comprenant la comptabilité. Si vous déléguez cette tâche, elles ne vous seront pas forcément utiles. Tous les logiciels ne possèdent pas ces options, mais certains sont compatibles avec des logiciels dédiés à la comptabilité.
Transmission et Facturation
De la récupération des données Carte Vitale, en passant par la facturation (ponctuelle ou en lot) et la télétransmission, le logiciel de gestion est un indispensable de la pratique en libéral. Tiers payant, indemnités kilométriques, calcul et impression des rétrocessions, suivi des paiements en attente, relance patients ou des caisses…Ces outils tout-en-un vous accompagne dans le suivi de votre activité et font le lien avec la Sécurité Sociale.
Un volet comptabilité est souvent proposé et inclu dans le prix du logiciel. Si vous décidez de l’utiliser, le logiciel vous accompagnera aussi au moment de la déclaration d’impôts.
Comptabilité automatisée
Depuis peu, apparaissent sur le marché des robots comptables capables d’assurer à moindre coûts votre suivi comptable et vos déclarations. Le plus connu et le plus populaire chez les professions libérales en santé est Indy.
Est-ce qu’un logiciel de kiné gratuit existe ?
Il est compréhensible de vouloir limiter les frais fixes de votre cabinet de kiné. Il est possible de télécharger un logiciel comme Soins 2000 pour l’installer sur votre ordinateur.
Pour faciliter votre organisation, vous pourrez constituer des dossiers patients, visualiser votre agenda et vos séances. Il comprend aussi un logiciel de comptabilité kiné gratuit avec la télétransmission, l’édition et le suivi de facturation.
Ce logiciel n’est accessible que sur un seul appareil (ordinateur fixe ou tablette). Cela ne convient pas à tout le monde, notamment si vous exercez à domicile ou dans plusieurs cabinets distants. Un usage simultané, avec un collègue ou une secrétaire, peut se révéler difficile avec ce type de support.
L’installation sur une tablette limite la praticité et l’ergonomie. Pour accéder aux services de maintenance ou aux mises à jour, vous devrez passer à une version payante.
✍️ Lire notre article : Télésecrétariat médical : le guide pour tout savoir
Un logiciel de kiné en ligne est-il pratique ?
Quels sont les avantages d’un logiciel kiné en ligne ?
Beaucoup de kinés préfèrent utiliser un logiciel de gestion de cabinet en ligne comme Topaze, Albus, MedicApp, etc. Cette solution présente de nombreux avantages.
- Une connexion internet suffit pour avoir accès à vos données, quel que soit le lieu de travail
- Vous pouvez facturer sans recourir au TLA
- Le logiciel se met à jour automatiquement
- Tous vos contenus sont sauvegardés sur le serveur du fournisseur de votre solution numérique
- Le fonctionnement en cloud simplifie la coordination au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
Faut-il choisir un logiciel compatible pour Mac et Linux ?
Selon vos habitudes numériques, vérifiez que le logiciel en ligne que vous choisissez est compatible avec tous vos appareils et leur système d’exploitation (Linux, iOS, Android…). Si votre logiciel est conçu à partir d’outils Microsoft, il sera difficile de l’utiliser sur votre iPad par exemple. C’est le cas du logiciel Acteur.
Certains outils en ligne ne fonctionnent qu’avec le navigateur Internet Explorer. Si vous préférez Chrome ou autre, cela peut représenter un obstacle.
Quel logiciel s’utilise facilement avec le TLA ?
Un TLA (terminal lecteur applicatif ou lecteur de carte vitale) est utilisé pour lire les informations de la carte vitale de vos patients. Il est question que leur usage s’arrête prochainement. Aucun nouvel appareil n’est homologué depuis le 1er janvier 2022. Ils ne seront plus commercialisés à partir du 1er juillet 2023 et la maintenance des appareils existants cessera en 2025.
Que votre TLA soit portatif ou fixe, tactile ou non, acheté neuf, d’occasion ou en location, vérifiez sa compatibilité avec le logiciel que vous choisissez. S’il ne l’est pas, assurez-vous de pouvoir trouver un TLA qui s’adapte.
Vous pouvez vous préparer à la disparition annoncée des lecteurs de cartes vitales en choisissant un logiciel compatible avec votre boîtier TLA, mais proposant une solution alternative.
Il existe également des applications mobiles à installer sur le smartphone du kinésithérapeute et permettant d’accéder aux informations du patient contenues sur sa carte vitale.
👉 Écouter notre podcast : Comment inscrire la kinésithérapie dans un avenir durable
Quel support technique est proposé avec le logiciel ?
Les masseurs-kinésithérapeutes n’ont pas tous des compétences poussées en informatique. Chacun son métier, non ? Le choix d’un logiciel de gestion de cabinet bien pensé, ergonomique et intuitif est essentiel. D’autant plus pour quelqu’un qui préfère faire un usage modéré du numérique.
Avec certains fournisseurs de solution digitale, vous pourrez bénéficier d’une formation initiale destinée à la prise de main de l’outil. Comprise dans le prix du logiciel ou en supplément ? N’hésitez pas à questionner le service commercial.
Avant de passer à l’achat, vérifiez quelles sont les conditions d’assistance en cas de blocage du logiciel ou de difficultés d’utilisation dans la durée. Par mail, chat, téléphone ou les 3 ? Quelle est la plage horaire de disponibilité des services de hotline ? Où se trouve la plateforme téléphonique qui vous répondra ?
Votre logiciel de kiné viendra s’ajouter à vos outils du quotidien et doit vous simplifier la vie. Une assistance réactive est indispensable pour avancer sereinement dans vos tâches administratives.
