Créer un compte

Télésecrétariat médical : le guide pour tout savoir

Développer son activité » Télésecrétariat médical : le guide pour tout savoir
Dernière modification le 17/01/2024
Facebook
Twitter
LinkedIn
Offre Freemium Maddie

Sommaire

kiné linkedin () min

Vous en avez assez d’être interrompu par le téléphone pendant vos consultations ? Vous passez beaucoup de temps à rappeler pour répondre aux messages à la fin de de votre journée de travail ? Votre secrétaire est débordée par la gestion des dossiers et l’accueil des patients ? Choisir de faire appel à un service de télésecrétariat médical peut vous faire gagner du temps et réaliser des économies.

Le télésecrétariat médical, c’est quoi ? Suivez le guide Maddie et vous saurez tout.

Découvrir les avantages du télésecrétariat médical

Un service administratif externalisé

Le télésecrétariat médical remplit les mêmes missions qu’un secrétariat médical classique. Un service externe à votre structure réalise pour vous les tâches administratives telles que :

    • la permanence téléphonique ;
    • la prise de rendez-vous ;
    • la saisie de données ;
    • etc.

Les prestataires recrutent des professionnels formés à l’assistanat administratif des praticiens de santé. Les opérateurs possèdent les qualités indispensables à cet emploi : qualités d’écoute, rigueur, communication orale fluide, capacités d’organisation sont les mêmes. Ce qui différencie l’emploi du télésecrétariat médical c’est le travail à distance. Bien adapté aux kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues, ou sage-femme, il leur permet de gagner en efficacité sur leur coeur de métier : la prise en charge des patients.

Une réponse personnalisée

L’utilisation d’un service secrétariat médical à distance remplace ou complète celui de votre secrétaire de cabinet. Vos patients contactent votre numéro habituel et leur appel est transféré vers le télésecrétariat téléphonique médical. Ils sont accueillis avec une réponse personnalisée car vous transmettez vos instructions au démarrage du contrat.

Faire appel à une plateforme de secrétariat médical vous dégage du temps dans un quotidien souvent surchargé. En confiant la gestion des appels à un secrétaire externe vous êtes disponible pour vos patients et vos missions directement rémunérées.

Cela vous permet aussi de partir en vacances l’esprit tranquille. Votre agenda ne sera pas vide à votre retour mais vous n’avez pas à vous préoccuper de la prise de rendez-vous pendant vos congés.

Une diminution des charges fixes

La différence avec le secrétariat médical classique repose sur le fait que vous n’avez pas à salarier de personnel directement. Si la mission administrative est totalement déléguée en télésecrétariat médical, vous n’avez pas d’investissement de matériel de bureautique à réaliser. Ordinateur, téléphone, logiciel de gestion, charges salariales, gestion du personnel … tout est compris dans le tarif du télésecrétariat médical.

Vous pouvez d’ailleurs partager le montant de la formule choisie auprès du prestataire avec les autres praticiens de votre cabinet paramédical.

Choisir parmi les solutions de secrétariat médical à distance

Les plateformes de secrétariat téléphonique

De nombreux services de secrétariat externalisé proposent aux praticiens de santé de leur déléguer la gestion des appels entrants. Les consultations sont moins interrompues et la qualité de prise en charge des patients est meilleure.

Les plateformes de secrétariat médical sont des centres d’appels dédiés aux professions médicales ou paramédicales. Il existe de petites agences qui gèrent quelques dizaines de centres de soins mais aussi de grandes structures assurant le service téléphonique pour des centaines de cabinets. L’offre est complétée par des plateformes “haut de gamme”. Cela engendre des différences sur des points importants comme :

    • le temps d’attente ;
    • la qualité du conseil ;
    • le choix d’orientation du patient ;
    • la capacité de réponse.

Préférer une petite plateforme, avec une ligne dédiée, peut garantir plus de proximité avec vos patients et un meilleur respect des consignes que vous transmettez.

Le télésecrétariat médical à domicile

Pour un service moins anonyme, vous pouvez faire appel à un secrétaire médical indépendant qui travaille depuis son domicile. C’est une bonne alternative si vous préférez échanger avec un seul interlocuteur. Pas de présentiel, mais vous conservez une relation humaine avec la personne qui prend en charge vos tâches administratives.

Avec le télésecrétariat médical à domicile, la certification et l’expérience professionnelle requises sont identiques à celle d’un secrétariat classique. La différence repose sur le statut du secrétaire qui opère en freelance par choix. Autonome, expérimenté, disponible et flexible, vous vous reposez sur une personne capable de s’adapter efficacement à votre cahier des charges.

Prenez le temps d’identifier les missions que vous souhaitez confier à votre assistant administratif à distance. Celles-ci pourront varier dans le temps et selon l’évolution de vos besoins. Il est intéressant de vérifier que la personne avec laquelle vous traiterez peut se charger de toutes les tâches allant de la réception d’appels à la prise de rendez-vous en passant par la gestion des urgences.

Identifier le service de télésecrétariat médical adapté à vos besoins

S’adresser à un télésecrétariat d’experts médicaux

Avant de vous engager avec un prestataire, vérifiez qu’il propose un service de télésecrétariat d’expert médical. Pour réaliser des économies d’échelle et optimiser leurs coûts, certaines structures choisissent de délocaliser leur centre d’appel à l’étranger. Le recours à des secrétaires n’ayant pas reçu de formation spécifique est fréquent. En effet leur grille de salaire est moins élevée.

L’emploi d’une plateforme de télésecrétariat médical sérieuse vous garantit un personnel ayant reçu une formation spécifique. Les secrétaires médicales qui répondent à vos patients sont qualifiées, expérimentées et certifiées.

Dans le cas contraire, la qualité de service s’en ressent et cela peut nuire à votre réputation et à la fidélité de votre patientèle.

Déterminer vos besoins

Pour affiner votre choix et choisir le service qui vous correspond, vous devez, au préalable, déterminer ce que vous sous-traitez au service de secrétariat externalisé. Voici quelques suggestions de tâches qu’un service de télésecrétariat peut prendre en charge :

    • permanence téléphonique ;
    • rappel de patients ;
    • prise de messages ;
    • gestion des urgences ;
    • rappel de rendez-vous par SMS.

Vous pouvez choisir de déléguer tout cela en permanence (environ 60 heures par semaine), seulement quelques heures ou de manière ponctuelle pendant des pics d’activité ou au contraire au moment des congés.

Évaluer, en amont, le volume d’appels à traiter vous permettra de faire le bon choix. Pour la gestion d’agenda partagé, veillez à choisir une interface intuitive et facile d’accès, surtout si vous n’êtes pas expert en bureautique.

S’informer sur le tarif du télésecrétariat médical

Pour trouver un télésecrétariat médical à tarif juste, il est nécessaire de comparer les offres de plusieurs prestataires. Votre objectif reste une réduction des coûts et une simplification de l’aspect administratif pour mieux vous concentrer sur votre métier. Une plateforme de secrétariat téléphonique sérieuse propose des tarifs transparents.

Vérifiez ce que le prestataire inclut dans son tarif de télésecrétariat médical. Faites la chasse aux frais cachés ! Généralement, le praticien est facturé pour chaque appel traité mais parfois un surcoût s’applique pour les longues communications.

Si vous souhaitez pouvoir prévoir et anticiper ces frais fixes, optez pour une facturation au forfait adapté au volume d’appel à traiter.

Optez pour une solution digitale simple à prendre en main

Quelque soit le secrétariat médical que vous choisirez sa prestation requerra l’usage d’une solution d’agenda médical afin de pouvoir gérer votre planning de manière collaborative et à distance. Certains centres tenteront d’imposer leur solution, d’autres vous laisseront carte blanche. Dans tous les cas, soyez vigilants à la solution choisie car celle-ci deviendra votre outil du quotidien. Gare aux mauvaises surprises !

Pour plus d’informations sur notre solution Maddie plébiscitée par les télésecrétariats, contactez-nous au 01 76 41 12 31.

Les 5 idées à retenir

    1. Le télésecrétariat médical est un service administratif externalisé qui remplit les mêmes missions qu’un secrétariat médical classique, telles que la permanence téléphonique, la prise de rendez-vous, la saisie de données et la gestion d’agenda, mais à distance.
    2. L’utilisation d’un service de télésecrétariat médical permet une réponse personnalisée aux patients, qui sont accueillis avec une réponse personnalisée. Les praticiens peuvent ainsi gagner du temps et se concentrer sur leur cœur de métier.
    3. Le télésecrétariat médical permet une diminution des charges fixes, car les prestataires recrutent des professionnels formés à l’assistanat administratif et fournissent l’équipement nécessaire à distance. Les praticiens peuvent également partager le coût avec d’autres professionnels de leur cabinet.
    4. Il existe différentes solutions de secrétariat médical à distance, notamment les plateformes de secrétariat téléphonique qui peuvent varier en termes de temps d’attente, de qualité du conseil, de choix d’orientation du patient et de capacité de réponse.
    5. Pour choisir le service de télésecrétariat médical adapté à ses besoins, il est important de déterminer ses besoins, de s’informer sur le tarif et de s’adresser à un télésecrétariat d’experts médicaux.

✍️ Lire notre article : Secrétariat médical : quel est son rôle ?

Découvrez aussi d'autres articles

agenda gratuit kinés min
Uncategorized

Prix séance kiné : comparez les tarifs et trouvez le bon professionnel

Découvrez le prix moyen d’une séance de kinésithérapie, les facteurs influençant les tarifs, les possibilités de remboursement par la Sécurité Sociale et la mutuelle, et des astuces pour réduire vos frais de kiné Prix séance kiné : tout savoir sur les tarifs pratiqués Les séances de kinésithérapie font partie des soins les plus courants en France, que ce soit pour une rééducation après une blessure, une pathologie chronique, une douleur musculaire ou articulaire, ou encore pour un suivi à long terme. Pourtant, beaucoup de patients ignorent encore combien coûte réellement une séance de kiné et pourquoi les tarifs peuvent varier d’un professionnel à l’autre. En France, le prix d’une séance de kinésithérapie n’est pas fixe : il dépend d’une série de critères bien précis. Le type d’acte effectué, la localisation du cabinet, l’expérience du kinésithérapeute, si le kiné est conventionné ou pas. Comprendre ces différences est essentiel pour anticiper le coût total de sa prise en charge et savoir à quoi s’attendre en matière de remboursement par la Sécurité sociale et la mutuelle. Cette page vous guide point par point pour mieux comprendre les tarifs pratiqués, les modalités de remboursement et les moyens de payer moins cher vos séances de kiné. Quel est le tarif d’une séance de kinésithérapie ? Le tarif d’une séance de kinésithérapie en France dépend principalement des actes réalisés et du statut du kinésithérapeute. Dans le cadre conventionné, les tarifs sont fixés par la Sécurité sociale via la NGAP (Nomenclature Générale des Actes Professionnels). En revanche, certains professionnels pratiquent des dépassements d’honoraires, ce qui peut augmenter le coût final pour le patient. Tarif d’une séance standard en cabinet Pour une séance de kinésithérapie classique, le tarif conventionnel est généralement compris entre 16,13 € et 25,80 €, selon l’acte réalisé. Ce prix correspond aux séances conventionnées, comme les rééducations musculaires ou articulaires. Ces tarifs peuvent augmenter si la séance concerne une prise en charge spécifique, comme la kinésithérapie respiratoire, la rééducation périnéale ou neurologique, qui nécessitent des compétences particulières. Il est important de préciser que lorsqu’un kinésithérapeute est conventionné, il applique les tarifs fixés par l’Assurance maladie. À l’inverse, un professionnel non conventionné et spécialisé peut librement fixer ses prix, ce qui entraîne souvent des coûts plus élevés et un remboursement réduit. Variations de prix selon la ville et le professionnel Le tarif d’une séance de kiné peut également varier selon la localisation du cabinet. Dans les grandes villes, notamment Paris, Lyon ou Marseille, les prix ont tendance à être plus élevés que dans les zones rurales en raison du coût des loyers et de la demande plus forte. La notoriété, la spécialisation et l’expérience du kinésithérapeute peuvent également influencer le tarif : un praticien très demandé peut appliquer des compléments d’honoraires. Tarifs des séances de kiné à domicile Les séances de kinésithérapie à domicile sont souvent plus coûteuses que celles réalisées en cabinet, car elles incluent une indemnité forfaitaire de déplacement.En général, le prix d’une séance à domicile se situe entre 20 € et 30 €, selon la distance, la région et l’acte réalisé. Le tarif de l’acte reste le même que pour une séance en cabinet, mais s’y ajoutent : Ce type d’intervention est particulièrement fréquent pour les patients à mobilité réduite ou nécessitant une rééducation intensive.  Prise en charge et remboursement des séances de kiné Le remboursement des séances de kinésithérapie dépend du tarif conventionné fixé par l’Assurance Maladie, du lieu de réalisation de la séance (cabinet ou domicile) et de votre contrat mutuelle sante. Pour cela il est essentiel de comprendre comment fonctionne la prise en charge, depuis la Sécurité sociale jusqu’à votre mutuelle santé. Remboursement par la mutuelle santé La mutuelle intervient en complément du remboursement de la Sécurité sociale, sur un tarif conventionné . Quelles sont les conditions pour être remboursé ? – Une prescription médicale obligatoire – Séances réalisées par un kinésithérapeute conventionné – Les kinésithérapeutes non conventionnés sont libres de fixer leurs prix -Justification médicale pour les séances à domicile Pour être remboursées, les séances à domicile doivent être justifiées (mobilité réduite, handicap, post-opératoire…). Comment payer moins cher ses séances de kinésithérapie ? Même si les séances de kinésithérapie sont en grande partie remboursées par l’Assurance Maladie et la mutuelle, il existe plusieurs façons de réduire encore davantage le reste à charge. En faisant les bons choix, il est possible d’éviter les dépassements d’honoraires et d’optimiser la prise en charge selon votre situation. Choisir un kinésithérapeute conventionné La manière la plus simple de limiter les frais est de consulter un kinésithérapeute conventionné.Un kiné conventionné applique les tarifs fixés par la Sécurité sociale, ce qui garantit. À l’inverse, un kiné non conventionné fixe librement ses prix : la facture peut être nettement plus élevée, avec une prise en charge très faible par l’Assurance Maladie. Toujours le vérifier le statut du professionnel. Comparer les prix entre professionnels Les tarifs peuvent varier en fonction de la localisation et du niveau d’expertise du kinésithérapeute. Avant de choisir un praticien, il est pertinent de : Voir notre article sur dévélopper son activité hors nomenclature Foire aux questions sur le prix des séances de kiné 1. Quelle est la durée d’une séance de kinésithérapie ? Une séance de kinésithérapie dure en général entre 20 et 30 minutes, selon l’acte de soins réalisé et le bilan diagnostic kinésithérapique établi lors de la première consultation.La durée n’a pas d’impact direct sur le tarif de la séance de kiné, car les prix sont fixés par la Sécurité sociale via la nomenclature des actes de rééducation. 2. Comment sont remboursées les séances de kiné ? Le remboursement des séances de kinésithérapie repose sur deux niveaux : 3.Comment savoir si un kiné est conventionné ? Vous pouvez vérifier le statut du kinésithérapeute conventionné sur : Un kiné non conventionné applique librement ses tarifs, avec un remboursement très faible par la Sécurité sociale. Le prix d’une séance de kinésithérapie dépend de nombreux facteurs : le type d’acte, la localisation du cabinet, le statut du kinésithérapeute ou encore les éventuels déplacements

Lire la suite »
24/12/2025
agenda gratuit kinés min
Uncategorized

Santé mentale des kinés : l’Ordre s’engage pour prévenir les risques psychosociaux

Santé mentale des kinés : l’Ordre s’engage pour prévenir les risques psychosociaux La Journée mondiale de la santé mentale, célébrée le 10 octobre, a rappelé une évidence : ce n’est pas qu’un rendez-vous symbolique, mais une réalité quotidienne pour des milliers de professionnels de santé. Parmi eux, les masseurs-kinésithérapeutes font face, chaque jour, à la douleur, à la fatigue et parfois à la détresse de leurs patients — tout en devant préserver leur propre équilibre psychique. En 2025, la santé mentale a été déclarée grande cause nationale. Une reconnaissance forte, qui met enfin en lumière les enjeux du bien-être psychique dans les métiers du soin. Car si les kinésithérapeutes soulagent les corps, ils sont aussi témoins — et parfois victimes — d’une charge émotionnelle considérable. Prendre soin des autres… sans s’oublier soi-même Isolement lié à l’activité professionnelle du cabinet, surcharge de travail, lourdeurs administratives, agressivité de certains patients : les sources de stress sont multiples. L’épuisement professionnel ou burn-out n’épargne pas les kinésithérapeutes. Conscient de ces difficultés, le Conseil national de l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes a fait de la prévention des risques psychosociaux (RPS) une priorité dès 2018. Objectif : protéger la santé mentale des praticiens, qu’ils soient étudiants, libéraux ou salariés, et leur offrir des ressources concrètes pour ne pas rester seuls face à la détresse psychologique. Des actions concrètes pour accompagner la profession Depuis plusieurs années, l’Ordre déploie un ensemble de dispositifs pour soutenir les kinés au quotidien : Une enquête nationale sur les conditions de travail a également permis de dresser un état des lieux des sources de stress et de leurs conséquences physiques et psychologiques. Une actualisation de ces données est actuellement en cours. Un outil d’évaluation du burn-out désormais accessible Pour aller plus loin, l’Ordre propose désormais le Maslach Burnout Inventory (MBI), un test d’autoévaluation scientifique reconnu qui permet à chaque kinésithérapeute de mesurer son niveau d’épuisement.Cet outil explore trois dimensions clés du burn-out : Chaque professionnel obtient trois scores distincts lui permettant de mieux comprendre son état et, si besoin, de solliciter un accompagnement.  Parler de santé mentale, un pas vers le mieux-être La santé mentale ne devrait pas être un sujet de circonstance, mais un réflexe professionnel. En faire un thème central, c’est reconnaître que la qualité des soins dépend aussi du bien-être de ceux qui les prodiguent. Les actions engagées par l’Ordre rappellent qu’il est possible — et nécessaire — de changer les mentalités. Parler de son stress, de sa fatigue ou de son épuisement n’est pas un signe de faiblesse, mais une preuve de lucidité et de professionnalisme. Au-delà du dispositif institutionnel, chaque kinésithérapeute peut jouer un rôle : prendre du recul sur sa pratique, s’accorder du temps pour soi, échanger avec ses pairs, ou simplement oser dire quand ça ne va pas. Ces gestes simples, lorsqu’ils deviennent collectifs, contribuent à bâtir une culture du soin plus bienveillante et durable. Car la prévention, ce n’est pas seulement un acte médical — c’est aussi une attitude humaine.Et si le bien-être des soignants devenait enfin la première des prescriptions ? Alléger la charge mentale, c’est aussi repenser son quotidien professionnel. Avec Maddie, les kinésithérapeutes peuvent simplifier la gestion de leur cabinet grâce à un logiciel tout-en-un pensé pour eux : agenda intelligent, prise de rendez-vous en ligne, rappels automatiques, et centralisation des fiches patients en toute sécurité.En réduisant le poids des tâches administratives et la dispersion entre plusieurs outils, Maddie aide à retrouver du temps pour l’essentiel : le soin et soi-même.👉 Testez Maddie en version freemium et découvrez comment une solution simple peut vraiment alléger votre quotidien et préserver votre équilibre mental.

Lire la suite »
03/11/2025
Charger plus
Retour en haut

Qui êtes-vous ?

🙋‍♂️ Patient
👩‍⚕️ Professionnel
TESTEZ MADDIE POUR 0€

La solution d’agenda tout-en-un pour les professionnels de santé qui aiment faire des économies tout en optimisant leur planning. Déjà plus de 2000 libéraux satisfaits.

Voir l'offre