Vous en avez assez d’être interrompu par le téléphone pendant vos consultations ? Vous passez beaucoup de temps à rappeler pour répondre aux messages à la fin de de votre journée de travail ? Votre secrétaire est débordée par la gestion des dossiers et l’accueil des patients ? Choisir de faire appel à un service de télésecrétariat médical peut vous faire gagner du temps et réaliser des économies.
Le télésecrétariat médical, c’est quoi ? Suivez le guide Maddie et vous saurez tout.
Découvrir les avantages du télésecrétariat médical
Un service administratif externalisé
Le télésecrétariat médical remplit les mêmes missions qu’un secrétariat médical classique. Un service externe à votre structure réalise pour vous les tâches administratives telles que :
- la permanence téléphonique ;
- la prise de rendez-vous ;
- la saisie de données ;
- etc.
Les prestataires recrutent des professionnels formés à l’assistanat administratif des praticiens de santé. Les opérateurs possèdent les qualités indispensables à cet emploi : qualités d’écoute, rigueur, communication orale fluide, capacités d’organisation sont les mêmes. Ce qui différencie l’emploi du télésecrétariat médical c’est le travail à distance. Bien adapté aux kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues, ou sage-femme, il leur permet de gagner en efficacité sur leur coeur de métier : la prise en charge des patients.
Une réponse personnalisée
L’utilisation d’un service secrétariat médical à distance remplace ou complète celui de votre secrétaire de cabinet. Vos patients contactent votre numéro habituel et leur appel est transféré vers le télésecrétariat téléphonique médical. Ils sont accueillis avec une réponse personnalisée car vous transmettez vos instructions au démarrage du contrat.
Faire appel à une plateforme de secrétariat médical vous dégage du temps dans un quotidien souvent surchargé. En confiant la gestion des appels à un secrétaire externe vous êtes disponible pour vos patients et vos missions directement rémunérées.
Cela vous permet aussi de partir en vacances l’esprit tranquille. Votre agenda ne sera pas vide à votre retour mais vous n’avez pas à vous préoccuper de la prise de rendez-vous pendant vos congés.
Une diminution des charges fixes
La différence avec le secrétariat médical classique repose sur le fait que vous n’avez pas à salarier de personnel directement. Si la mission administrative est totalement déléguée en télésecrétariat médical, vous n’avez pas d’investissement de matériel de bureautique à réaliser. Ordinateur, téléphone, logiciel de gestion, charges salariales, gestion du personnel … tout est compris dans le tarif du télésecrétariat médical.
Vous pouvez d’ailleurs partager le montant de la formule choisie auprès du prestataire avec les autres praticiens de votre cabinet paramédical.
Choisir parmi les solutions de secrétariat médical à distance
Les plateformes de secrétariat téléphonique
De nombreux services de secrétariat externalisé proposent aux praticiens de santé de leur déléguer la gestion des appels entrants. Les consultations sont moins interrompues et la qualité de prise en charge des patients est meilleure.
Les plateformes de secrétariat médical sont des centres d’appels dédiés aux professions médicales ou paramédicales. Il existe de petites agences qui gèrent quelques dizaines de centres de soins mais aussi de grandes structures assurant le service téléphonique pour des centaines de cabinets. L’offre est complétée par des plateformes “haut de gamme”. Cela engendre des différences sur des points importants comme :
- le temps d’attente ;
- la qualité du conseil ;
- le choix d’orientation du patient ;
- la capacité de réponse.
Préférer une petite plateforme, avec une ligne dédiée, peut garantir plus de proximité avec vos patients et un meilleur respect des consignes que vous transmettez.
Le télésecrétariat médical à domicile
Pour un service moins anonyme, vous pouvez faire appel à un secrétaire médical indépendant qui travaille depuis son domicile. C’est une bonne alternative si vous préférez échanger avec un seul interlocuteur. Pas de présentiel, mais vous conservez une relation humaine avec la personne qui prend en charge vos tâches administratives.
Avec le télésecrétariat médical à domicile, la certification et l’expérience professionnelle requises sont identiques à celle d’un secrétariat classique. La différence repose sur le statut du secrétaire qui opère en freelance par choix. Autonome, expérimenté, disponible et flexible, vous vous reposez sur une personne capable de s’adapter efficacement à votre cahier des charges.
Prenez le temps d’identifier les missions que vous souhaitez confier à votre assistant administratif à distance. Celles-ci pourront varier dans le temps et selon l’évolution de vos besoins. Il est intéressant de vérifier que la personne avec laquelle vous traiterez peut se charger de toutes les tâches allant de la réception d’appels à la prise de rendez-vous en passant par la gestion des urgences.
Identifier le service de télésecrétariat médical adapté à vos besoins
S’adresser à un télésecrétariat d’experts médicaux
Avant de vous engager avec un prestataire, vérifiez qu’il propose un service de télésecrétariat d’expert médical. Pour réaliser des économies d’échelle et optimiser leurs coûts, certaines structures choisissent de délocaliser leur centre d’appel à l’étranger. Le recours à des secrétaires n’ayant pas reçu de formation spécifique est fréquent. En effet leur grille de salaire est moins élevée.
L’emploi d’une plateforme de télésecrétariat médical sérieuse vous garantit un personnel ayant reçu une formation spécifique. Les secrétaires médicales qui répondent à vos patients sont qualifiées, expérimentées et certifiées.
Dans le cas contraire, la qualité de service s’en ressent et cela peut nuire à votre réputation et à la fidélité de votre patientèle.
Déterminer vos besoins
Pour affiner votre choix et choisir le service qui vous correspond, vous devez, au préalable, déterminer ce que vous sous-traitez au service de secrétariat externalisé. Voici quelques suggestions de tâches qu’un service de télésecrétariat peut prendre en charge :
- permanence téléphonique ;
- rappel de patients ;
- prise de messages ;
- gestion des urgences ;
- rappel de rendez-vous par SMS.
Vous pouvez choisir de déléguer tout cela en permanence (environ 60 heures par semaine), seulement quelques heures ou de manière ponctuelle pendant des pics d’activité ou au contraire au moment des congés.
Évaluer, en amont, le volume d’appels à traiter vous permettra de faire le bon choix. Pour la gestion d’agenda partagé, veillez à choisir une interface intuitive et facile d’accès, surtout si vous n’êtes pas expert en bureautique.
S’informer sur le tarif du télésecrétariat médical
Pour trouver un télésecrétariat médical à tarif juste, il est nécessaire de comparer les offres de plusieurs prestataires. Votre objectif reste une réduction des coûts et une simplification de l’aspect administratif pour mieux vous concentrer sur votre métier. Une plateforme de secrétariat téléphonique sérieuse propose des tarifs transparents.
Vérifiez ce que le prestataire inclut dans son tarif de télésecrétariat médical. Faites la chasse aux frais cachés ! Généralement, le praticien est facturé pour chaque appel traité mais parfois un surcoût s’applique pour les longues communications.
Si vous souhaitez pouvoir prévoir et anticiper ces frais fixes, optez pour une facturation au forfait adapté au volume d’appel à traiter.
Optez pour une solution digitale simple à prendre en main
Quelque soit le secrétariat médical que vous choisirez sa prestation requerra l’usage d’une solution d’agenda médical afin de pouvoir gérer votre planning de manière collaborative et à distance. Certains centres tenteront d’imposer leur solution, d’autres vous laisseront carte blanche. Dans tous les cas, soyez vigilants à la solution choisie car celle-ci deviendra votre outil du quotidien. Gare aux mauvaises surprises !
Pour plus d’informations sur notre solution Maddie plébiscitée par les télésecrétariats, contactez-nous au 01 76 41 12 31.
Les 5 idées à retenir
- Le télésecrétariat médical est un service administratif externalisé qui remplit les mêmes missions qu’un secrétariat médical classique, telles que la permanence téléphonique, la prise de rendez-vous, la saisie de données et la gestion d’agenda, mais à distance.
- L’utilisation d’un service de télésecrétariat médical permet une réponse personnalisée aux patients, qui sont accueillis avec une réponse personnalisée. Les praticiens peuvent ainsi gagner du temps et se concentrer sur leur cœur de métier.
- Le télésecrétariat médical permet une diminution des charges fixes, car les prestataires recrutent des professionnels formés à l’assistanat administratif et fournissent l’équipement nécessaire à distance. Les praticiens peuvent également partager le coût avec d’autres professionnels de leur cabinet.
- Il existe différentes solutions de secrétariat médical à distance, notamment les plateformes de secrétariat téléphonique qui peuvent varier en termes de temps d’attente, de qualité du conseil, de choix d’orientation du patient et de capacité de réponse.
- Pour choisir le service de télésecrétariat médical adapté à ses besoins, il est important de déterminer ses besoins, de s’informer sur le tarif et de s’adresser à un télésecrétariat d’experts médicaux.
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