Comment faire pour optimiser la prise de rendez-vous et réduire le nombre de consultations non honorées ? Quelle organisation trouver pour simplifier les tâches administratives ? Quels sont les avantages et les inconvénients de salarier un secrétaire médical dans votre structure ? Existe-t-il des solutions alternatives au recrutement ? Vous êtes kinésithérapeute ou praticien paramédical libéral et vous vous interrogez sur le secrétariat médical. Maddie vous dit tout sur cette assistance administrative qui facilite votre quotidien.
Missions et formation : définition du secrétariat médical
Jouer un rôle essentiel et diversifié dans un établissement de soins
Le secrétaire médical ou la secrétaire médicale exerce une mission qui facilite la pratique des professionnels de santé. Accueil des patients, réalisation des comptes-rendus de consultations, prise de rendez-vous et gestion d’agenda… le secrétariat médical couvre un large éventail de tâches.
La formation pour devenir secrétaire médicale se déroule à partir d’un niveau bac ou équivalent. Il n’existe pas de voie unique débouchant sur un diplôme d’État. Le CNED ou des lycées privés ou publics dispensent des formations permettant l’obtention d’un diplôme de secrétariat médico-social ou de secrétariat médical. Pour les diplômés de niveau brevet ou CAP possédant déjà une expérience professionnelle, la Croix-Rouge délivre un certificat après une formation au sein d’une de ses 6 écoles.
Mobiliser des qualités humaines et des aptitudes professionnelles au quotidien
Ce rôle d’assistant varie suivant la structure dans laquelle exerce le secrétaire médical. Selon qu’il travaille dans un cabinet paramédical, un laboratoire d’analyse, une maison de retraite, ou un hôpital, l’aspect humain de cette profession sera différent, mais toujours présent.
Le secrétariat médical téléphonique occupe une vaste part de ce métier. Cela exige une grande aisance dans la communication orale comme écrite ainsi qu’une maîtrise des outils bureautiques. Les capacités d’organisation se révèlent essentielles pour les tâches administratives :
- mise en place des archives,
- encaissement et facturation
- enregistrement de la carte vitale et de la carte de mutuelle,
- gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous.
Courtoisie, diplomatie et discrétion sont des qualités relationnelles indispensables pour accueillir les patients, organiser et gérer leur attente.
Modalités et usages : organisation des secrétariats médicaux
Installer un bureau de secrétariat médical
Déléguer les tâches administratives et le secrétariat téléphonique médical à un salarié est une solution à envisager si l’agencement de votre cabinet de soins permet de lui dégager un espace de travail. Proches de la zone d’accueil des patients, bureau, ordinateur, téléphone, meubles de rangement et comptoir de réception seront indispensables pour organiser son poste.
Ce choix entraîne des frais fixes importants, mais vous vous consacrez complètement à vos patients. La charge de salaire du secrétaire médical (compris entre 1500 € et 1700 € par mois) pourra être divisée si vous exercez au sein d’un centre paramédical avec d’autres kinés ou praticiens de santé.
Engager un secrétariat médical externalisé
Le tarif du secrétariat médical téléphonique peut se révéler plus avantageux si vous choisissez un prestataire de secrétariat médical externe. Dans ce cas, l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion d’agenda et de liste d’attente des patients sont exercés à distance. Le télésecrétariat médical peut également assurer l’assistanat administratif. Cette solution est bien adaptée pour combiner vos rendez-vous sur plusieurs cabinets et à domicile.
Se tourner vers le secrétariat médical en ligne
Utiliser un logiciel de secrétariat médical offre un confort de travail considérable au professionnel de santé libéral. Accessible par le kiné et le patient, cet outil facilite le quotidien administratif en réduisant nettement le temps passé au téléphone.
Un logiciel de télésecrétariat médical présente les fonctionnalités suivantes :
- Utilisation d’un agenda adapté à votre organisation dans lequel le patient choisit la plage horaire qui lui convient.
- Rappel des rendez-vous qui permet de diminuer significativement le nombre de non-présentations des patients.
- Possibilité de partager l’agenda avec vos associés, assistants ou remplaçants pour une coordination fluide.
Faciles et pratiques : solutions de secrétariat médical à distance
La prise de rendez-vous peut être déléguée à un secrétariat téléphonique médical à distance. Dans ce cas, l’organisation du secrétariat médical ne repose plus sur le praticien. La charge mentale du professionnel s’allège. Choisir le secrétariat médical externe c’est gagner du temps de consultation et de prise en charge de ses patients. Les supports ainsi que le tarif du secrétariat médical à distance varient. À chaque professionnel de santé de déterminer la solution qui lui convient le mieux.
Passer par un secrétariat médical à domicile
Votre statut ou vos locaux ne vous permettent pas d’embaucher un salarié, mais vous souhaitez déléguer les tâches administratives à une personne physique ? Tournez-vous vers un secrétaire médical à domicile. Prestataire de service indépendant, il se chargera de l’exécution de vos travaux administratifs et de secrétariat depuis son domicile. Après vérification des compétences et certifications de la personne, vous pourrez basculer votre numéro de téléphone professionnel vers le sien et lui confier la gestion de votre patientèle.
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Faire appel à une plateforme de secrétariat médical
Si vous souhaitez déléguer uniquement le secrétariat téléphonique, la plateforme de secrétariat est adaptée à vos besoins. À la mise en place du service, vous personnalisez vos directives de réponses, de gestion des urgences et des rendez-vous.
Les tarifs de cette permanence téléphonique médicale varient selon que vous lui confiez la totalité des appels reçus ou seulement ceux de plages horaires définies. Le patient est accueilli par votre nom ou celui de votre structure. Vous ne ratez plus d’appels et ne perdez pas de temps à écouter une boîte vocale puis à rappeler. Comparé au salaire d’un secrétaire de santé, le prix de ce télésecrétariat médical diminue vos charges fixes. Vacances ou pas, les appels de vos patients trouveront toujours une réponse.
Utiliser un outil digital de secrétariat médical
Que diriez-vous d’automatiser la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous pour vous dégager du temps de pratique ? Certains logiciels de télésecrétariat sont bien adaptés aux médecins, mais ne sont pas satisfaisants pour les kinés ou les professionnels paramédicaux qui pratiquent des prises en charge sur le long terme.
Consultation initiale ou suivi de rééducation, le temps de rendez-vous est différent et vous demande d’opérer un tri. Vous avez peut-être besoin de gérer vos listes d’attente de patients pour y recourir dans les périodes de creux. Vous pouvez réduire les coûts et maximiser votre temps de pratique en choisissant un outil bien adapté à votre profession libérale et ses caractéristiques.
Les 5 idées à retenir
- Le secrétariat médical est un rôle essentiel et diversifié dans les établissements de soins, couvrant un large éventail de tâches, telles que la prise de rendez-vous et la gestion d’agenda.
- La formation pour devenir secrétaire médical se déroule à partir d’un niveau bac ou équivalent, et il existe plusieurs voies pour obtenir un diplôme d’État.
- Les qualités humaines et professionnelles telles que l’organisation, la courtoisie, la diplomatie et la discrétion sont essentielles pour réussir en tant que secrétaire médical.
- Les secrétariats médicaux peuvent être organisés de différentes manières, soit en installant un bureau à l’intérieur de votre cabinet, soit en externalisant le secrétariat à un prestataire de services.
- Les solutions de secrétariat médical à distance, telles que le secrétariat médical externalisé, le secrétariat médical en ligne et les outils de secrétariat médical numériques, peuvent être pratiques et rentables pour les kinésithérapeutes et les praticiens de santé.
