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Secrétariat médical : quel est son rôle ?

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Dernière modification le 01/01/2024
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Comment faire pour optimiser la prise de rendez-vous et réduire le nombre de consultations non honorées ? Quelle organisation trouver pour simplifier les tâches administratives ? Quels sont les avantages et les inconvénients de salarier un secrétaire médical dans votre structure ? Existe-t-il des solutions alternatives au recrutement ? Vous êtes kinésithérapeute ou praticien paramédical libéral et vous vous interrogez sur le secrétariat médical. Maddie vous dit tout sur cette assistance administrative qui facilite votre quotidien.

Missions et formation : définition du secrétariat médical

Jouer un rôle essentiel et diversifié dans un établissement de soins

Le secrétaire médical ou la secrétaire médicale exerce une mission qui facilite la pratique des professionnels de santé. Accueil des patients, réalisation des comptes-rendus de consultations, prise de rendez-vous et gestion d’agenda… le secrétariat médical couvre un large éventail de tâches.

La formation pour devenir secrétaire médicale se déroule à partir d’un niveau bac ou équivalent. Il n’existe pas de voie unique débouchant sur un diplôme d’État. Le CNED ou des lycées privés ou publics dispensent des formations permettant l’obtention d’un diplôme de secrétariat médico-social ou de secrétariat médical. Pour les diplômés de niveau brevet ou CAP possédant déjà une expérience professionnelle, la Croix-Rouge délivre un certificat après une formation au sein d’une de ses 6 écoles.

Mobiliser des qualités humaines et des aptitudes professionnelles au quotidien

Ce rôle d’assistant varie suivant la structure dans laquelle exerce le secrétaire médical. Selon qu’il travaille dans un cabinet paramédical, un laboratoire d’analyse, une maison de retraite, ou un hôpital, l’aspect humain de cette profession sera différent, mais toujours présent.

Le secrétariat médical téléphonique occupe une vaste part de ce métier. Cela exige une grande aisance dans la communication orale comme écrite ainsi qu’une maîtrise des outils bureautiques. Les capacités d’organisation se révèlent essentielles pour les tâches administratives :

    • mise en place des archives,

 

  • encaissement et facturation
 
    • enregistrement de la carte vitale et de la carte de mutuelle,

 

 

Courtoisie, diplomatie et discrétion sont des qualités relationnelles indispensables pour accueillir les patients, organiser et gérer leur attente.

Modalités et usages : organisation des secrétariats médicaux

Installer un bureau de secrétariat médical

Déléguer les tâches administratives et le secrétariat téléphonique médical à un salarié est une solution à envisager si l’agencement de votre cabinet de soins permet de lui dégager un espace de travail. Proches de la zone d’accueil des patients, bureau, ordinateur, téléphone, meubles de rangement et comptoir de réception seront indispensables pour organiser son poste.

Ce choix entraîne des frais fixes importants, mais vous vous consacrez complètement à vos patients. La charge de salaire du secrétaire médical (compris entre 1500 € et 1700 € par mois) pourra être divisée si vous exercez au sein d’un centre paramédical avec d’autres kinés ou praticiens de santé.

Engager un secrétariat médical externalisé

Le tarif du secrétariat médical téléphonique peut se révéler plus avantageux si vous choisissez un prestataire de secrétariat médical externe. Dans ce cas, l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion d’agenda et de liste d’attente des patients sont exercés à distance. Le télésecrétariat médical peut également assurer l’assistanat administratif. Cette solution est bien adaptée pour combiner vos rendez-vous sur plusieurs cabinets et à domicile.

Se tourner vers le secrétariat médical en ligne

Utiliser un logiciel de secrétariat médical offre un confort de travail considérable au professionnel de santé libéral. Accessible par le kiné et le patient, cet outil facilite le quotidien administratif en réduisant nettement le temps passé au téléphone.

Un logiciel de télésecrétariat médical présente les fonctionnalités suivantes :

    • Utilisation d’un agenda adapté à votre organisation dans lequel le patient choisit la plage horaire qui lui convient.

 

    • Rappel des rendez-vous qui permet de diminuer significativement le nombre de non-présentations des patients.

 

    • Possibilité de partager l’agenda avec vos associés, assistants ou remplaçants pour une coordination fluide.

 

Faciles et pratiques : solutions de secrétariat médical à distance

La prise de rendez-vous peut être déléguée à un secrétariat téléphonique médical à distance. Dans ce cas, l’organisation du secrétariat médical ne repose plus sur le praticien. La charge mentale du professionnel s’allège. Choisir le secrétariat médical externe c’est gagner du temps de consultation et de prise en charge de ses patients. Les supports ainsi que le tarif du secrétariat médical à distance varient. À chaque professionnel de santé de déterminer la solution qui lui convient le mieux.

Passer par un secrétariat médical à domicile

Votre statut ou vos locaux ne vous permettent pas d’embaucher un salarié, mais vous souhaitez déléguer les tâches administratives à une personne physique ? Tournez-vous vers un secrétaire médical à domicile. Prestataire de service indépendant, il se chargera de l’exécution de vos travaux administratifs et de secrétariat depuis son domicile. Après vérification des compétences et certifications de la personne, vous pourrez basculer votre numéro de téléphone professionnel vers le sien et lui confier la gestion de votre patientèle.

✍️ Lire notre article : Lancez-vous ! 7 conseils pour lancer son cabinet de kiné

 

Faire appel à une plateforme de secrétariat médical

Si vous souhaitez déléguer uniquement le secrétariat téléphonique, la plateforme de secrétariat est adaptée à vos besoins. À la mise en place du service, vous personnalisez vos directives de réponses, de gestion des urgences et des rendez-vous.

Les tarifs de cette permanence téléphonique médicale varient selon que vous lui confiez la totalité des appels reçus ou seulement ceux de plages horaires définies. Le patient est accueilli par votre nom ou celui de votre structure. Vous ne ratez plus d’appels et ne perdez pas de temps à écouter une boîte vocale puis à rappeler. Comparé au salaire d’un secrétaire de santé, le prix de ce télésecrétariat médical diminue vos charges fixes. Vacances ou pas, les appels de vos patients trouveront toujours une réponse.

Utiliser un outil digital de secrétariat médical

Que diriez-vous d’automatiser la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous pour vous dégager du temps de pratique ? Certains logiciels de télésecrétariat sont bien adaptés aux médecins, mais ne sont pas satisfaisants pour les kinés ou les professionnels paramédicaux qui pratiquent des prises en charge sur le long terme.

Consultation initiale ou suivi de rééducation, le temps de rendez-vous est différent et vous demande d’opérer un tri. Vous avez peut-être besoin de gérer vos listes d’attente de patients pour y recourir dans les périodes de creux. Vous pouvez réduire les coûts et maximiser votre temps de pratique en choisissant un outil bien adapté à votre profession libérale et ses caractéristiques.

Les 5 idées à retenir

 

    1. Le secrétariat médical est un rôle essentiel et diversifié dans les établissements de soins, couvrant un large éventail de tâches, telles que la prise de rendez-vous et la gestion d’agenda.
    2. La formation pour devenir secrétaire médical se déroule à partir d’un niveau bac ou équivalent, et il existe plusieurs voies pour obtenir un diplôme d’État.
    3. Les qualités humaines et professionnelles telles que l’organisation, la courtoisie, la diplomatie et la discrétion sont essentielles pour réussir en tant que secrétaire médical.
    4. Les secrétariats médicaux peuvent être organisés de différentes manières, soit en installant un bureau à l’intérieur de votre cabinet, soit en externalisant le secrétariat à un prestataire de services.
    5. Les solutions de secrétariat médical à distance, telles que le secrétariat médical externalisé, le secrétariat médical en ligne et les outils de secrétariat médical numériques, peuvent être pratiques et rentables pour les kinésithérapeutes et les praticiens de santé.

 

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Prix séance kiné : comparez les tarifs et trouvez le bon professionnel

Découvrez le prix moyen d’une séance de kinésithérapie, les facteurs influençant les tarifs, les possibilités de remboursement par la Sécurité Sociale et la mutuelle, et des astuces pour réduire vos frais de kiné Prix séance kiné : tout savoir sur les tarifs pratiqués Les séances de kinésithérapie font partie des soins les plus courants en France, que ce soit pour une rééducation après une blessure, une pathologie chronique, une douleur musculaire ou articulaire, ou encore pour un suivi à long terme. Pourtant, beaucoup de patients ignorent encore combien coûte réellement une séance de kiné et pourquoi les tarifs peuvent varier d’un professionnel à l’autre. En France, le prix d’une séance de kinésithérapie n’est pas fixe : il dépend d’une série de critères bien précis. Le type d’acte effectué, la localisation du cabinet, l’expérience du kinésithérapeute, si le kiné est conventionné ou pas. Comprendre ces différences est essentiel pour anticiper le coût total de sa prise en charge et savoir à quoi s’attendre en matière de remboursement par la Sécurité sociale et la mutuelle. Cette page vous guide point par point pour mieux comprendre les tarifs pratiqués, les modalités de remboursement et les moyens de payer moins cher vos séances de kiné. Quel est le tarif d’une séance de kinésithérapie ? Le tarif d’une séance de kinésithérapie en France dépend principalement des actes réalisés et du statut du kinésithérapeute. Dans le cadre conventionné, les tarifs sont fixés par la Sécurité sociale via la NGAP (Nomenclature Générale des Actes Professionnels). En revanche, certains professionnels pratiquent des dépassements d’honoraires, ce qui peut augmenter le coût final pour le patient. Tarif d’une séance standard en cabinet Pour une séance de kinésithérapie classique, le tarif conventionnel est généralement compris entre 16,13 € et 25,80 €, selon l’acte réalisé. Ce prix correspond aux séances conventionnées, comme les rééducations musculaires ou articulaires. Ces tarifs peuvent augmenter si la séance concerne une prise en charge spécifique, comme la kinésithérapie respiratoire, la rééducation périnéale ou neurologique, qui nécessitent des compétences particulières. Il est important de préciser que lorsqu’un kinésithérapeute est conventionné, il applique les tarifs fixés par l’Assurance maladie. À l’inverse, un professionnel non conventionné et spécialisé peut librement fixer ses prix, ce qui entraîne souvent des coûts plus élevés et un remboursement réduit. Variations de prix selon la ville et le professionnel Le tarif d’une séance de kiné peut également varier selon la localisation du cabinet. Dans les grandes villes, notamment Paris, Lyon ou Marseille, les prix ont tendance à être plus élevés que dans les zones rurales en raison du coût des loyers et de la demande plus forte. La notoriété, la spécialisation et l’expérience du kinésithérapeute peuvent également influencer le tarif : un praticien très demandé peut appliquer des compléments d’honoraires. Tarifs des séances de kiné à domicile Les séances de kinésithérapie à domicile sont souvent plus coûteuses que celles réalisées en cabinet, car elles incluent une indemnité forfaitaire de déplacement.En général, le prix d’une séance à domicile se situe entre 20 € et 30 €, selon la distance, la région et l’acte réalisé. Le tarif de l’acte reste le même que pour une séance en cabinet, mais s’y ajoutent : Ce type d’intervention est particulièrement fréquent pour les patients à mobilité réduite ou nécessitant une rééducation intensive.  Prise en charge et remboursement des séances de kiné Le remboursement des séances de kinésithérapie dépend du tarif conventionné fixé par l’Assurance Maladie, du lieu de réalisation de la séance (cabinet ou domicile) et de votre contrat mutuelle sante. Pour cela il est essentiel de comprendre comment fonctionne la prise en charge, depuis la Sécurité sociale jusqu’à votre mutuelle santé. Remboursement par la mutuelle santé La mutuelle intervient en complément du remboursement de la Sécurité sociale, sur un tarif conventionné . Quelles sont les conditions pour être remboursé ? – Une prescription médicale obligatoire – Séances réalisées par un kinésithérapeute conventionné – Les kinésithérapeutes non conventionnés sont libres de fixer leurs prix -Justification médicale pour les séances à domicile Pour être remboursées, les séances à domicile doivent être justifiées (mobilité réduite, handicap, post-opératoire…). Comment payer moins cher ses séances de kinésithérapie ? Même si les séances de kinésithérapie sont en grande partie remboursées par l’Assurance Maladie et la mutuelle, il existe plusieurs façons de réduire encore davantage le reste à charge. En faisant les bons choix, il est possible d’éviter les dépassements d’honoraires et d’optimiser la prise en charge selon votre situation. Choisir un kinésithérapeute conventionné La manière la plus simple de limiter les frais est de consulter un kinésithérapeute conventionné.Un kiné conventionné applique les tarifs fixés par la Sécurité sociale, ce qui garantit. À l’inverse, un kiné non conventionné fixe librement ses prix : la facture peut être nettement plus élevée, avec une prise en charge très faible par l’Assurance Maladie. Toujours le vérifier le statut du professionnel. Comparer les prix entre professionnels Les tarifs peuvent varier en fonction de la localisation et du niveau d’expertise du kinésithérapeute. Avant de choisir un praticien, il est pertinent de : Voir notre article sur dévélopper son activité hors nomenclature Foire aux questions sur le prix des séances de kiné 1. Quelle est la durée d’une séance de kinésithérapie ? Une séance de kinésithérapie dure en général entre 20 et 30 minutes, selon l’acte de soins réalisé et le bilan diagnostic kinésithérapique établi lors de la première consultation.La durée n’a pas d’impact direct sur le tarif de la séance de kiné, car les prix sont fixés par la Sécurité sociale via la nomenclature des actes de rééducation. 2. Comment sont remboursées les séances de kiné ? Le remboursement des séances de kinésithérapie repose sur deux niveaux : 3.Comment savoir si un kiné est conventionné ? Vous pouvez vérifier le statut du kinésithérapeute conventionné sur : Un kiné non conventionné applique librement ses tarifs, avec un remboursement très faible par la Sécurité sociale. Le prix d’une séance de kinésithérapie dépend de nombreux facteurs : le type d’acte, la localisation du cabinet, le statut du kinésithérapeute ou encore les éventuels déplacements

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03/11/2025
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